São tabelas com informações que servem de complemento e auxilio para cadastros e para o lançamento de movimentos no sistema. As definidas aqui como básicas são aquelas mais usadas, as mais fundamentais.
Algumas tabelas tem vinculação exclusiva ou direta com algum cadastro, como é o caso da tabela de tipo de cliente, que se encontra disponível diretamente na tela de cadastro de clientes. Certas tabelas são tão importantes que elas determinam o funcionamento de todas as operações que são lançadas no sistema e estão presentes nas pesquisas da maioria dos relatórios, como é o caso da tabela de comprovantes.
Outras tabelas tem vinculação direta com cadastros e também com movimentos. É o que o ocorre com a tabela de vendedores, pois no cadastro de clientes há um campo específico para indicar um vendedor vinculado ao cliente. Mas além disso, na hora de lançar um movimento, como uma venda, há um campo específico para indicar o vendedor, que pode ser o que vem do cadastro do cliente, ou um outro que possa ser indicado pelo usuário, desde que este tenha permissão. E por último há tabelas que tem utilidade para poder realizar lançamentos de movimentos, ou são auxiliares de outras tabelas.
COMPROVANTES
Tabela fundamental, nela são cadastrados todos os tipos de movimentos (operações) que a empresa realiza e de que forma funcionam. O sistema já é instalado com vários comprovantes prontos, mas você pode ajustar sua configuração ou criar novos de acordo com a necessidade. Também aqui estão os numeradores, que permitem numerar documentos que tem a sua numeração controlada pela sua empresa, como notas fiscais e outros.
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CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
São as condições de pagamento oferecidas pela sua empresa nas operações com clientes e internas.
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VENDEDORES
Vendedores e representantes, para registrar quem fez a venda, com cálculo ou não de comissões.
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CONFIGURAÇÃO DE TIPO DE FRETE
Definição de alguns detalhes do funcionamento do frete para impressão e cálculo na nota fiscal.
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BANCOS
Indica de que maneira está previsto o pagamento de um valor que está no contas a receber ou a pagar. Pode ser carteira, cheque, depósito ou boleto bancário. É uma tabela bem simples, apenas código e nome. Já vem pronta com diversas opções, mas podem ser modificadas ou criadas novas se necessário, basta seguir as instruções dos recursos que tem nesta tela. No caso de boletos bancários há um código para identificar cada banco, que é o mesmo utilizado pelo sistema bancário brasileiro. No momento de lançar um movimento no sistema indica-se qual é o banco no campo específico para isso, e isso pode ser modificado acessando o menu “receber” na opção modifica débitos, ou no cadastro do cliente ou do fornecedor, na aba “débitos”.
Localização no sistema: cadastros > tabelas > bancos
CENTROS DE CUSTOS
Serve para diferenciar custos por setores, áreas, qualquer divisão em que seja necessário apropriar onde foi feita uma despesa. Pode ser um setor dentro da empresa, nesse caso o centro de custo seria “setores”, ou “setores matriz”, e o sub custo seria “comercial, compras, administrativo, financeiro, diretoria, produção, etc.). Também pode ser usado para controlar o custo com cada veículo, máquinas industriais, por exemplo.
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FILIAIS
São as filiais, empresas ou unidades independentes controladas no mesmo banco de dados do sistema. Não obrigatoriamente precisam ser filiais fiscalmente (mesmo cnpj raiz). Podem ser empresas que compartilham cliente e/ou produtos. Mesmo compartilhando esses cadastros cada filial tem estoque diferenciado e os movimentos lançados, contas a pagar e receber, ficam identificados como sendo dessa filial, todos os relatórios do sistema podem ser feitos para uma filial específica ou consolidando as informações de todas. Cada filial precisa estar vinculada a um cadastro de cliente, o sistema precisa disso para realizar seus controles e fazer a organização do armazenamento dos dados. Recomendamos que seja seguida uma codificação padrão, se possível, da seguinte forma: filial 00 (matriz), cliente 10.000 / filial 01, cliente 10.001 / filial 02, cliente 10.002, e assim em diante.
Localização no sistema: cadastros > tabelas > filiais
TRANSPORTADORAS
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CONFIGURAÇÃO DO CUSTO MÉDIO
Permite definir a formula pela qual o custo médio dos produtos é calculada. O sistema tem uma fórmula padrão, que pode ser ajustada de acordo com a necessidade de sua empresa. Cada filial tem uma configuração independente. Há como testar a formula antes de aplicar. Toda vez que a fórmula é modificada ela começa a valer para as notas de fornecedor lançadas após esse ajuste.
Localização no sistema: cadastros > tabelas > configuração do cálculo do custo médio dos produtos
NUMERADORES AUTOMÁTICOS
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OPERADORES DE CAIXA
Serve para identificar o operador do caixa, no caso de operações de varejo ou que tem caixa que recebe valores dentro da empresa. Não confundir com a conta de caixa da tesouraria, que é onde são controlados os saldos das contas de caixa. Caixa operador é a pessoa que está cuidando da operação do caixa naquele momento.
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CIDADES, ESTADOS E PAÍSES
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NCM
Tabela Comum do Mercosul, é uma identificação fiscal sobre o produto, todo produto que precise ser relacionado na emissão de notas fiscais precisa ter o seu ncm indicado em seu cadastro.
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IBPT
Se sua empresa tem obrigação de informar na nota fiscal e no cupom fiscal os impostos incidentes, então é necessário informar quais os percentuais dos impostos para cada NCM de produtos. O sistema oferece uma facilidade, que é a importação da tabela com essas informações disponibilizada pelo Instituto Brasileiro de Planejamento e Tributação (IBPT). Há uma tela para fazer a importação da tabela, e outra para consulta e manutenção das informações.
Localização no sistema: cadastros > tabelas > importação da tabela do IBPT Tutorial
Localização no sistema: cadastros > tabelas > tabela do IBPT
CONTAS DE E-MAIL
O sistema tem recursos que permitem o envio de e-mail com informações que existem dentro dele. É o caso dos avisos automáticos, do envio de pedidos e ordens de compra por -e-mail, o envio de avisos a vendedores sobre os pedidos, e muitos outros. Para cada um deles é necessário indicar qual conta de e-mail será utilizada para enviar a mensagem. Esta tabela permite indicar a configuração de cada conta de e-mail.
HABILITAR O ENVIO DE E-MAIL: para que a conta configurada seja utilizada deve ser indicado isso na tabela da filial, localizada em “cadastros > tabelas > filiais”, no campo “conta de e-mail”.
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MENSAGENS DE E-MAIL
Para vários dos recursos que o sistema tem de envio de mensagens automáticas por e-mail é possível deixar mensagens padronizadas pré-definidas.
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