Eu trabalhava no estoque da empresa e nem imaginava que isso iria acontecer. Esta é uma nota sobre o lamentável episódio que aconteceu comigo e quase arruinou minha vida. Meu nome é Orlando e esta é uma história triste que não gosto de lembrar. Mas acho importante compartilhá-la para que você saiba a quais extremos a negligência no controle de estoque pode nos fazer chegar. Assim, você não vai repeti-la com seus colaboradores os mesmos erros dos quais fui vítima.
Tenho 42 anos e, há 11 deles, trabalho como estoquista numa distribuidora de medicamentos e insumos hospitalares. Quando cheguei para trabalhar aqui, esta não era uma empresa grande.
No entanto, crescia sem parar. Você sabe: toda empresa em ascensão passa por determinadas situações de ajustes para que não se perca completamente o controle. Aqui havia algumas situações corriqueiras: sinais de que já precisávamos melhorar o controle de estoque. Mas eu não podia tomar tais decisões. Meu único subordinado era um assistente.
Infelizmente, tive que passar por uma situação embaraçosa para que os ajustes começassem a ser feitos por aqui.
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Um colega novo
Numa terça-feira qualquer, fui chamado na sala do meu chefe e ele me disse que a empresa passava por sérios problemas financeiros. Ele estava muitíssimo nervoso. Disse que, para tentar contornar o problema, havia feito um empréstimo e uma das providências que tomou foi contratar um planilhista para melhorar o controle de estoque. “A partir de hoje – disse – passaremos a controlar o fluxo de entrada e saída de mercadorias naquele setor”. Eu fiquei intrigado.
Passei a desconfiar que o problema do prejuízo estava acontecendo no departamento que eu cuidava.
O planilhista fazia o controle manual de toda a mercadoria que chegava. Eu vistoriava o processo. O fluxo de entrada e saída era registrado em um livro de registro: processo cansativo, às vezes o meu colega se equivocava. Por sorte, éramos duas pessoas desempenhando a função.
O diálogo
Dois meses depois, novamente sou chamado na sala do meu chefe. Ele disse ter duas notícias.
A primeira é que recuperamos nossa saúde financeira, Orlando.
Fiquei alegre? Lógico! Meu trabalho é algo muito importante para mim. Só que a segunda notícia não era tão boa assim:
Isso só aconteceu porque descobri que alguém esteve desviando mercadorias do estoque há algum tempo e quase nos levou a falência.
Minha expressão de felicidade se desfez na mesma hora.
Ele disse:
Conta o que aconteceu, Orlando. Com detalhes. E eu prometo que não chamo a polícia.
Só que eu não sabia o que havia acontecido. Eu não fazia o controle de estoque sobre nada até o planilhista ser contratado. Dei a única resposta possível:
Não faço a menor ideia.
Ele me disse que em contato com o fornecedor conferiu pedidos e valores. Não batia com o balanço. Não batia com os números de venda.
“O perigo mora ao lado”
Compreendi o que estava acontecendo. Pedi ao meu chefe que me desse mais uma chance para que eu descobrisse quem tinha sido o responsável pelos desvios. Tive muita sorte de ele acreditar em mim e me dar uma nova oportunidade. Sempre fui honesto, mas naquele momento eu respondia por um departamento cujo processo era fraudulento. Eu não tinha nada depondo ao meu favor.
Pensei em Éverton, o meu assistente. Eu não queria ter razão, mas logo descobri que tinha. Éverton mantinha um comércio clandestino de medicamentos: desviava muitas unidades de produtos controlados para venda sem receituário médico. Não tínhamos números exatos de o quanto foi desviado ou de quanto foi o prejuízo (até isso a falta de controle de estoque nos tirou).
Controle de estoque: ERP era a solução
Quando resolvemos a história, optamos por implantar um ERP para fazer o controle de estoque, para que nenhum sumiço de mercadoria passasse imperceptível outra vez. Além disso o sistema faz uma gestão completa do estoque, cuidando dos pedidos a fornecedores, armazenamento, conferência por código de barras, controle de separação, expedição, controle de lotes e validades e emissão de notas e boletos. Com isso a empresa ganhou muita produtividade e um grande aumento na satisfação dos clientes.
Eu agradeci pela aquisição. Depois de quase ter sido preso por algo que não fiz, só me restava agradecer por tudo ter acabado bem.
Para não viver este problema, disponibilizamos aqui para download o primeiro passo para uma gestão de estoque mais organizada: uma planilha de controle de estoque. Basta clicar aqui para obter a ferramenta gratuita.
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