Se você é empresário ou gestor no ramo de distribuição e está pensando em melhorar os processos de sua empresa, saiba que um bom sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP, é fundamental para conseguir isso. Preparamos uma comparação das distribuidoras com ERP e sem ERP.
Preparamos um comparativo para ilustrar o quanto distribuidoras com ERP alcançam mais em termos de produtividade e resultados, descrevendo como ocorrem os processos na empresa com um ERP completo e como ocorrem estes mesmos processos nas empresas que não contam com um.
Distribuidoras com ERP x Distribuidoras sem ERP: entenda a diferença
1 – VENDA
| Distribuidoras com ERP | SEM ERP | |
| Comissões e metas | As comissões, tanto de vendedores quanto de representantes, são calculadas de forma automatizada, evitando equívocos no ato do pagamento. | Todo o processo é feito de forma manual. É necessário manter uma equipe para controlar o adiantamento de comissões, prorrogá-las ou parcelá-las. Tudo isso, além de ser caro, aumenta a margem de erro. |
| Conferência de Pedidos | Conferência do pedido é realizada automaticamente, confrontando o que foi separado daquilo que consta no pedido. O processo é feito por leitura de código de barra e aponta se há diferença entre a solicitação e os produtos. Além disso, ele registra o nome de quem fez cada conferência. | É necessário manter uma equipe de pessoas responsável por conferir os pedidos. Às vezes, alguma diferenciação no item da conferência pode passar despercebido. Registros são feitos de forma manual, em planilhas, ficando a cargo de quem faz a conferência e, não raro, sobrecarregando-o essa pessoa: isso gera erros e dados mal armazenados. |
| Consignações | Controle de consignação de produto feita aos clientes. Além de controlar as movimentações e saldo no relatório específico, o sistema controla o retorno desses produtos, para que nada saia errado. | Além de ser obrigado a manter uma equipe de pessoas controlando as consignações, será necessário controlar e comparar manualmente o fluxo de remessa feita e retornada, dando margem à muitos erros de percurso. |
| Cotações | Faz orçamentos relacionando produtos e clientes que não estão no sistema. A partir do momento em que a compra é efetuada, ele transforma automaticamente este orçamento em pedido. | Todo o processo precisa ser feito manualmente, além de não contar com histórico de cotações armazenado e nem com um amplo banco de dados de produtos.É como fazer o mesmo processo várias vezes, à exaustão, desnecessariamente. |
2 – COMPRA
| Distribuidoras com ERP | SEM ERP | |
| Conferência de Compra | Há um rigoroso controle de tudo o que foi comprado. Controle automatizado, feito por código de barra. | O controle é feito manualmente por uma equipe que você terá de manter apenas para essa função. Ao contar com um processo manual, cuidado com os possíveis equívocos. |
| Conferência de Frete | Controle e conferência entre conhecimento de fretes e nota fiscal. Evita pagamento em duplicidade. | Você designa um funcionário para fazer esse controle, o que pode acabar saindo caro… |
| Conhecimentos de Fretes | Contempla plenamente as exigências fiscais do Sped, fazendo amarração entre conhecimento de frete e as notas de clientes e fornecedores. | Alguém deverá ficar encarregado desse processo… |
| Custo e margem | Controla rigidamente o custo médio do produto, além de emitir relatórios com uma grande variedade de parâmetros e realizar atualizações automatizadas sempre que necessário. | O controle é feito em planilhas. Um planilhista cuida de tudo sozinho. Basta um equívoco em qualquer anotação e o resultado será desastroso. |
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3 – FINANCEIRO
| Distribuidoras com ERP | SEM ERP | |
| Balancete de Resultados | Relatórios de resultados em periodicidades ajustáveis, plano de contas customizável, opção de resumo (contas sintéticas). Não exige nenhum trabalho adicional, pois as informações vem do banco de dados do sistema.. | Precisa ser feito numa planilha, que exigirá que os valores sejam digitados. Não há opções para otimizar a visualização dos resultados que estão no relatório que você criou, já que ele não é automatizado. |
| Centros de Custo | Lançamento de contas mais organizado e controlado, podendo ser categorizado de inúmeras formas. O armazenamento de dados também é uma vantagem. | Devem ser controlados pelo contador da empresa ou algum outro colaborador, o qual provavelmente tem outras coisas para fazer e pode sentir-se sobrecarregado, aumentando o risco de equívocos. |
| Cobrança Bancária | Emite nota e gera boleto de forma automática; possibilita, também, cobrança eletrônica. Todo o processo é automático, inclusive a baixa no pagamento e o informe de títulos recusados (os quais vêm acompanhado de justificativa do banco). Trabalha com uma ampla cartilha de bancos. | Boletos precisam ser digitados no sistema do banco e a baixa dos pagamentos feita de forma manual.Isso além de retrabalho dá muito lugar a erros e esquecimentos. |
| Conciliação Bancária | Feita por meio de arquivo do extrato bancário. Tudo automatizado, conferindo agilidade e praticidade ao processo de validação do saldo das contas de banco. | Pouco prático, lento e inseguro, pois o processo tem que ser feito de forma manual, comparando os relatórios do extrato do banco e com o controle de lançamentos paralelo. |
4 – ESTOQUE
| Distribuidoras com ERP | SEM ERP | |
| Cadastro de Produtos | É possível manter um padrão de cadastramento, para facilitar conferência automatizada. Ele pode ser feito com códigos de barra. As conferências, neste caso, são feitas com leitores específicos ou smartphones. | Não dispor de um sistema de cadastramento padronizado implica em desorganização e dificulta o processo de balanço de estoque e conferência. Isso facilita fraudes e sumiço de produtos e matéria-prima. |
| Conferência de Compras | Tudo o que é adquirido passa por um controle antes de entrar para o estoque. Uma vez que você automatiza esse processo, o sistema aponta eventuais conflitos, como produtos errados, evitando equívocos na entrega ou problemas de logística. | Frequentemente, há equívocos como entrega de produto errado. Muitas vezes, inclusive, nem o próprio estoquista consegue constatar o erro, por haver embalagens muito semelhantes entre si, mas que não são o mesmo produto. |
| Conferência de Vendas | Todo produto que é demandado por meio de venda sai do estoque e sua retirada é controlada pelo ERP. Dados como quem retirou e quando são armazenados. Além disso, o sistema evita que o produto errado seja encaminhado para a entrega, a partir da conferência feita por código de barras. | Se não há um controle adequado do fluxo de saída de um produto, não há como ter dados de venda, muito menos controlar “sumiços”… Além do mais, o produto errado pode ter sido retirado do estoque e ir para a entrega. O que acaba com a credibilidade da empresa. |
| Custo e Margem | Emite relatórios apontando quais produtos têm saída e quais não. Baseado nisso, permite ajustar preços para que sua empresa seja mais competitiva no mercado. Com um alto controle de estoque, o desperdício e avaria inexistem, os custos caem e a margem de lucro aumenta. | Custo e Margem são dados que são obtidos apenas por empresas que contam com rígido controle de fluxo de estoque. |
| Avisos automáticos | Sistema envia de forma automática para o e-mail dos usuários as informações que eles escolheram receber. | Usuários precisam correr atrás dessas informações, saber onde inr e como ter acesso aos dados, quando existentes. |
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