Manter a precisão do inventário é um dos pilares fundamentais para uma gestão empresarial eficiente. Daí que, às vezes, é preciso realizar o ajuste de estoque, ou seja, corrigir manualmente as quantidades de um item registrado no sistema.

Quando o que está registrado no sistema não bate com a realidade física do armazém, uma cascata de problemas pode surgir. Ela, invariavelmente, afeta desde as compras e vendas até a produção e a contabilidade. 

Vamos nos aprofundar neste tema? 

Continue lendo para entender o ajuste de estoque como um processo para lidar com discrepâncias no armazém!

O que é ajuste de estoque e por que ele é necessário?

Ajuste de estoque é o processo de corrigir manualmente as quantidades de um item registradas no sistema de gestão (ERP). Especialmente para que elas reflitam a quantidade física real. 

Normalmente se faz ajuste de estoque por divergências que podem surgir por diversos motivos. Sendo estes os mais comuns:

• Perdas e avarias: produtos danificados, quebrados ou que se tornaram impróprios para venda.

• Furtos: infelizmente, uma realidade em muitos negócios.

• Erros de contagem: falhas durante inventários ou recebimentos.

• Consumo interno: materiais utilizados pela própria empresa e não registrados adequadamente.

• Doações e brindes: saídas não comerciais que precisam ser contabilizadas.

• Retornos sem nota fiscal: mercadorias devolvidas que reingressam no estoque físico, mas não no sistema.

Ignorar essas diferenças significa trabalhar com dados incorretos. Isso, normalmente, leva a compras desnecessárias ou falta de produtos para venda. Bem como a erros na produção e imprecisões nas demonstrações financeiras da companhia.

Tipos de ajuste de estoque: entrada vs. saída manual

Existem basicamente dois tipos de ajuste manual:

Ajuste de estoque de entrada

Realizado quando a quantidade física é maior que a registrada no sistema. Isso pode ocorrer, por exemplo, ao encontrar um item que se acreditava perdido ou por um erro de lançamento anterior.

Ajuste de estoque de saída

Realizado quando a quantidade física é menor que a registrada no sistema. É o caso mais comum, cobrindo perdas, avarias, furtos, etc.

Como realizar um ajuste de estoque eficazmente em um sistema?

Sistemas ERP modernos possuem funcionalidades específicas para registrar esses ajustes. 

O processo geralmente envolve:

• Identificação: localizar o item a ser ajustado no sistema.

• Tipo de ajuste: selecionar se é uma entrada ou saída manual.

• Quantidade: informar a quantidade a ser ajustada (a diferença encontrada).

• Justificativa: deve-se registrar um motivo claro e detalhado. Isso para garantir rastreabilidade, auditoria e análise posterior das causas das divergências.

• Confirmação: processar o ajuste, que atualizará o saldo do item no sistema.

É fundamental que haja controle sobre quem pode realizar ajustes, definindo permissões de acesso no ERP para evitar lançamentos indevidos.

Realizando ajustes de estoque de forma simples com o ERP Sidicom

Softwares como o ERP Sidicom tornam o processo de ajuste de estoque bastante prático. 

Como você verá no vídeo a seguir, a interface permite selecionar rapidamente o produto, indicar a quantidade. E, principalmente, escolher um motivo pré-cadastrado ou descrever a razão do ajuste. 

Essa simplicidade, aliada ao controle, garante que as correções sejam feitas de maneira eficiente e rastreável, mantendo a integridade dos dados do inventário.

Dê o play e confira na prática:

Os impactos de um ajuste de estoque

Um ajuste não altera apenas a quantidade em estoque. 

Ele impacta diretamente:

• Saldo físico: o número de unidades disponíveis para venda ou produção.

• Custo médio: o valor do estoque é recalculado com base na entrada ou saída (dependendo da configuração do sistema).

• Contabilidade: afeta as contas de estoque e, consequentemente, o balanço patrimonial e a apuração de resultados (CMV).

• Gestão: fornece informações sobre a eficiência dos processos e a ocorrência de perdas.

O ajuste de de estoque deve ser um processo controlado

O ajuste de estoque é uma ferramenta necessária para manter a acuracidade do inventário, mas deve ser tratado com controle e critério. 

Um processo bem definido, suportado por um sistema ERP que exige justificativas e controla permissões, garante que as correções sejam feitas corretamente. Ele fornece dados confiáveis para toda a empresa e permite a análise das causas raízes das divergências. 

Não subestime o poder de um estoque preciso para a tomada de decisões estratégicas.

Que tal, nós ampliamos sua visão sobre ajuste de estoque? Se você está procurando um sistema para distribuidora ou indústria que te eleve o nível da sua gestão de estoque, solicite agora mesmo uma demonstração do ERP Sidicom!