Sou dono de uma distribuidora de porte médio. Começamos bem pequenos e, hoje, o quadro de colaboradores conta com 90 pessoas. Quando comecei, eu e meu pai tínhamos uma sociedade. Fizemos um empréstimo e vendemos um carro para tirar o negócio do papel. Deu certo.
Nossa segunda etapa
Logo em seguida, fomos crescendo. O serviço foi ficando notável ao passo que tínhamos problemas em equilibrar demanda e estoque. Tínhamos sempre muitos pedidos, mas com frequência não tínhamos em estoque o suficiente para sustentar uma semana inteira sem ter que, desesperadamente, contatar um fornecedor para pedir reposição.
Além disso, não conseguíamos fixar um dia para fazer compras: às vezes, era no sábado. Outras vezes, na terça-feira. Sempre em desespero. Em muitas ocasiões, não encontramos fornecedor algum que nos atendesse com a rapidez que queríamos. Ficávamos sem escolha senão deixar os clientes esperando até que algum deles pudesse nos socorrer.
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A partir dali, não conseguiríamos sozinhos
As pessoas começaram a dizer que “nossa distribuidora não tinha nada” e algumas deixaram de comprar conosco. Precisávamos tomar uma providência para organizar todos os processos.
Pesquisando na internet, conheci o ERP e o serviço de controle de estoque que ele oferece. Ele prometia muita organização e eu senti que aquela era a decisão que buscávamos. Aceitei o desafio.
À princípio, fiquei temeroso pelo processo de implementação do ERP: apreensivo por encarar um processo de 90 dias com um sistema que eu não conhecia e não sabia como iríamos nos adaptar. Temi por toda a minha equipe de colaboradores ter de passar por um treinamento que eu não sabia como iria reagir. Eu não sabia exatamente se estava contratando o serviço certo.
Ótima decisão
Mas eu estava. Os 90 dias de implementação do ERP foram uma ótima surpresa: muito aprendizado. Percebemos o quanto a falta de padronização nos processos de estoque atrapalhavam o processo de contagem e balanço, porque havia equívocos nos registros dos levantamentos.
Por duas vezes, recebemos produtos de marca errada. Ninguém se deu conta, já que as embalagens do produto que pedimos e do produto que recebemos eram quase iguais. Em ambas ocasiões, tivemos um prejuízo de cerca de R$ 11 mil com o desperdício, pois foram vários lotes de produto vencidos que não demos conta de vender.
Com a implementação do ERP, nos demos conta de que, até então, não sabíamos quem entrava e quem saia do estoque, nem sequer tínhamos controle de quem retirava o quê: era uma bagunça!
Uma rotina organizada e livre de contratempos
Hoje, temos leitores de códigos de barra em alguns smartphones que distribuímos para alguns colaboradores que foram treinados no ERP S4. Tudo fica registrado: o que entra no estoque, quem retira, para qual finalidade, data e horário.
Todos os lotes de produtos que recebemos são identificados pelo ERP já na entrega: ele emitiu um alerta, de forma imediata, sobre uma carga que recebemos equivocadamente, logo na conferência de chegada.
Resultado: cruzamos os dados do sistema e acusamos o erro já na chegada do produto. E nossas compras são feitas, sempre, às quartas-feira: ele emite um sinal de alerta para avisar que está perto de acabar determinado produto. Além disso, montamos um catálogo de bons fornecedores no qual sempre há algum deles disposto a nos atender.
Fiquei muito satisfeito com o processo vivido durante os 90 dias de implementação do ERP. Justamente porque pude visualizar onde estávamos errando. Hoje certamente sou muito mais preparado do que antes e mais atento também. E nossos processos internos de estoque são todos centralizados.
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