GESTÃO DE ESTOQUE
PROCESSO DE COMPRAS

Seja um fornecedor altamente eficaz e confiável para seus clientes.
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1- Ordem de Compra

Automática

Ideal para fazer uma ordem de compra a um fornecedor específico em base à necessidade do estoque* ou reposição de vendas.

Localização no sistema: Compras -> Ordens de compra -> Guia automática

Você pode aplicar diversos filtros para pesquisar os produtos que deseja analisar a necessidade de compra, e depois clique em “Gerar itens”. O sistema vai lançar os produtos na ordem de compra e você pode visualizar eles na guia “Produtos lançados”.

Clicando em “selecionar” você pode abrir detalhes do produto, como histórico de compras, vendas, cálculo da sugestão de compra e muitas outras informações.

Caso haja a necessidade de alterar a quantidade ou até mesmo excluir um produto da ordem de compra, basta acionar dar enter ou duplo clique sobre o item desejado que o sistema irá carregar o produto na guia “Digitação de produtos”, onde você poderá realizar tais procedimentos.

Terminando de realizar os devidos ajustes das quantidades e produtos, você está apto a seguir para o próximo passo do processo de criação da ordem de compra que é o envio da sua necessidade ao fornecedor.

*necessidade do estoque, como funciona o cálculo feito pelo sistema e como você pode configurar: clique aqui

-códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui

-como lançar e utilizar ordens de compra, clique nas opções abaixo:
vídeo aula resumida
vídeo aula completa

Ordens de compra pendentes
Quando é vinculada uma nota de fornecedor a uma ordem de compra o sistema faz algumas validações, entre elas se a quantidade que consta na nota emitida pelo fornecedor é a mesma que a quantidade solicitada na ordem de compra. Se for menor o sistema avisa e dá a opção de gerar uma nova ordem de compra com as pendências, que estará ligara à ordem de compra original. Isso pode ser controlado na tela da ordem de compra ou por relatório.
Manual: clique aqui

Enviar ao Fornecedor

Você precisa primeiro alterar a situação de ordem de compra para “pendente no fornecedor”. Isto também serve para que o sistema leve em conta os produtos dessa ordem de compra no cálculo das pesquisas de necessidade de estoque, além de mostrar na tela de consulta de produtos, ficando disponível para os demais usuários do sistema que tenham acesso a essa informação.

Localização no sistema: Compras -> Ordens de compra

Para enviar ao fornecedor você pode fazer por e-mail, clicando no botão “W” localizada no topo da tela. Ao lado existem outras duas opções, uma para imprimir e a outra para visualizar, sendo que estas duas últimas tem a opção de imprimir para arquivo, que salva a ordem de compra em diversos formatos de arquivo disponíveis. Além do nome, preço e quantidade, o sistema mostra dois códigos para cada produto, o código interno de sua empresa no sistema e o código utilizado pelo fornecedor, facilitando assim a comunicação com o mesmo, veja abaixo como cadastrar os códigos de produto utilizados pelo seu fornecedor.

Caso você tenha o interesse em padronizar a mensagem do e-mail, utilize o cadastro de mensagens no menu “Cadastros -> Tabelas -> Cadastro de mensagens de email” e depois informe essa mensagem no módulo “Cadastros -> Tabelas -> Cadastro de contas de email”.

códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui

-como cadastrar contas de e-mail para enviar pelo sistema: clique aqui
-como padronizar a mensagem do e-mail enviada pelo sistema: clique aqui

Manual

Ideal para fazer uma ordem de compra a um fornecedor específico para produtos pontuais sem a necessidade de um cálculo automático das faltas

Localização no sistema: Compras -> Ordens de compra -> Guia Digitação de produtos

Você pode incluir manualmente cada produto que deseja realizar a compra, para isso acesse a guia “Digitação de produtos”, digite ou pesquise o produto desejado, informe a quantidade e confirme a inclusão. Repita esse processo para os demais produtos.

No momento da consulta de um produto, ao teclar F4 no campo código ou clicar na pasta amarela ao lado do código do produto, você pode abrir detalhes do produto, como histórico de compras, vendas, cálculo da sugestão de compra e muitas outras informações, basta teclar F10 em cima no produto desejado. Essas informações também podem ser vistas na aba “produtos lançados”, clicando em “consulta estoque”.

Terminando de realizar a inclusão dos produtos, você está apto a seguir para o próximo passo do processo de criação da ordem de compra que é o envio da sua necessidade ao fornecedor.

códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui 

-como lançar e utilizar ordens de compra, clique nas opções abaixo:
vídeo aula resumida
vídeo aula completa
manual

Ordens de compra pendentes
Quando é vinculada uma nota de fornecedor a uma ordem de compra o sistema faz algumas validações, entre elas se a quantidade que consta na nota emitida pelo fornecedor é a mesma que a quantidade solicitada na ordem de compra. Se for menor o sistema avisa e dá a opção de gerar uma nova ordem de compra com as pendências, que estará ligara à ordem de compra original. Isso pode ser controlado na tela da ordem de compra ou por relatório.
Manual: clique aqui

Semi Automática

Ideal para fazer ordens de compra a dois ou mais fornecedores em base à necessidade do estoque* ou reposição de vendas.

Localização no sistema: Consultas -> Estoque, compra, venda e rotação -> Consulta global

Você pode aplicar diversos filtros para pesquisar os produtos que deseja analisar a necessidade de compra, depois clique na opção “Iniciar pesquisa”.

Após o sistema realizar a busca dos produtos, você será direcionado para a guia “Resultado da pesquisa”, onde será possível marcar os produtos que você deseja adicionar a uma ordem de compra existente ou a uma nova ordem de compra que você irá criar. Clicando em “selecionar” você pode abrir detalhes do produto, como histórico de compras, vendas, cálculo da sugestão de compra e muitas outras informações

Como comportamento padrão, ao selecionar um produto o sistema alimenta a coluna “Quant. Compra” com o conteúdo da coluna “Falta”, mas você pode alterar essa informação a qualquer momento, adequando a quantidade a sua necessidade de compra diretamente na grade de produtos pesquisados.

Depois de marcar os produtos e definir as quantidadess, você poderá adicionar esses produtos a uma ordem de compra existente ou criar uma outra ordem de compra, para isso você deve utilizar a opção “Comprar”. O sistema irá exibir uma janela contendo uma lista de ordens de compra existentes e uma opção “Criar nova OC”.

Assim você está apto a seguir para o próximo passo do processo de criação da ordem de compra que é o envio ao fornecedor.

*necessidade do estoque, como funciona o cálculo feito pelo sistema e como você pode configurar: clique aqui

-códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui

-como lançar e utilizar ordens de compra, clique nas opções abaixo:
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Ordens de compra pendentes
Quando é vinculada uma nota de fornecedor a uma ordem de compra o sistema faz algumas validações, entre elas se a quantidade que consta na nota emitida pelo fornecedor é a mesma que a quantidade solicitada na ordem de compra. Se for menor o sistema avisa e dá a opção de gerar uma nova ordem de compra com as pendências, que estará ligara à ordem de compra original. Isso pode ser controlado na tela da ordem de compra ou por relatório.
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2 - Entrada NF Fornecedor

Digitação da nf de compra

Localização no menu do sistema: Compras -> Lançamento de notas

Siga as instruções da tela para  lançar os dados da nota. Você pode deixar a nota lançada parcialmente caso necessário, para isso clique em “lançar” e escolha para deixar pendente. Assim você pode continuar digitando a nota em outro momento. Isso também é usado caso seja necessário deixar para um outro momento a entrada das quantidades dos produtos no estoque.

Ordem de compra: no campo “ordem de compra” você pode selecionar qual ordem de compra refere-se à nota , isso permite que os itens da ordem de compra possam ser copiados para a nota, reduzindo o trabalho de digitação e permitindo saber se há diferenças entre o que foi pedido e o que foi atendido.

Código dos produtos: ao lançar os produtos você pode escolher, à esquerda do campo de identificação do produto”, qual o código a utilizar. Se você usar a opção “fornecedor” ou “referencia” poderá digira o código que seu fornecedor usa para identificar os produtos na nota.

 

códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui

Importação XML

Localização menu do sistema: Cadastros -> Importações de dados -> Notas de fornecedores

Esta é a melhor forma de lançar as entradas das compras, pois é mais ágil, evitando digitação e erros.

Outra vantagem é que você pode importar a nota quando seu fornecedor emitir ela, pois ele tem a obrigação de enviar por e-mail. Ela fica salva no Sistema, mas se você escolher a opção “deixar pendente” somente será dada a entrada efetiva no estoque quando os produtos chegarem. Para lançar as quantidades no estoque é necessário ir na tela que fica em “compras > lançamento de notas”, pesquisar a nota, abrir ela, clicar em “lançar” e escolher para lançar no estoque.

Selecione o formato 60. Marque as opções que mais se adaptam à sua necessidade, pois há diversas configurações.

Nas configurações de impostos o ideal é marcar as opções que usam dados que vem do xml, no caso de querer aceitar todos os cálculos de impostos da mesma forma que foram feitos pelo fornecedor.

Código dos produtos: como os fornecedores utilizam códigos diferentes para os produtos é necessário informar ao sistema qual a sequencia dos tipos de código que ele vai utilizar para fazer a ligação entre os produtos que estão na nota do fornecedor e os códigos que identificam os produtos no sistema. Essa sequencia está indicada na seção “ordem para pesquisar o produto”, você precisa marcar quais desses códigos serão considerados.

códigos dos fornecedores, como cadastrar: clique aqui

-VÍDEO AULA, importação de xml começa aos 5 min 21 seg: clique aqui

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3- Validações

Atualização lista de preços

Este é o momento de verificar se é necessário atualizar a lista de preços devido a alguma mudança no preço de compra.

Na tela de lançamentos de notas de fornecedores (Menu: Compras -> Lançamento de notas) clique no botão “pesquisa notas” para buscar e selecionar a nota desejada. Tanto faz pesquisar as notas pendentes (ainda não lançadas no estoque) ou as já lançadas no estoque, pois voce pode atualizar as listas de preços em ambas situações.

Acesse a guia “Listas de Preços” e verifique se deseja alterar o preço de compra dos produtos nas listas de preços. Ao alterar o preço de compra o Sistema fará os cálculos de margem e demais variáveis de cada lista para fazer os recálculos necessaries. Você tem diversas opções para escolher qual o custo a considerar, quais produtos atualizar, se vai mudra o preço de venda ou absorver na margem sem mudar o preço final, e outras opções.

Agora basta manter o movimento na situação pendente para que os próximos passos após a chegada da mercadoria em sua empresa possam ser executados.

Validação com a Ordem de Compra (OC)

Via importação de xml (Menu: Cadastros -> Importações de dados -> Notas de fornecedores)

Recebendo o XML da nota do seu fornecedor, basta importar no sistema. Neste momento é a oportunidade para validar se seu fornecedor emitiu a nota conforme a sua ordem de compra. E aproveite que seu fornecedor envia o xml da nf-e logo após a emissão da mesma, então já pode realizar a importação e a validação da nota emitida mesmo antes da chegada dos produtos em sua empresa. 

Selecione o formato 60, marque a opção “Validar nota com ao ordem de compra”.  Importe o XML e acesse a guia “oocorrências”. Agora no resultado do processamento você saberá se o seu fornecedor emitiu a nota conforme sua solicitação.

Ao fazer a importação do xml a nota fica salva no Sistema, mas se você escolher a opção “deixar pendente” somente será dada a entrada efetiva no estoque quando os produtos chegarem. Para lançar as quantidades no estoque é necessário ir na tela que fica em “compras > lançamento de notas”, pesquisar a nota, abrir ela, clicar em “lançar” e escolher para lançar no estoque.

As validações aplicadas pelo sistema são de quantidade, produto não entregue, produto não soilcitado, preço e valor de desconto diferente do combinado.

 

Via digitação da nota (Menu: Compras -> Lançamento de notas)

Ao lançar a nota (botão “lançar”) o Sistema verifica as quantidades comparando o que foi entregue e o que consta na ordem de compra. Se a quantidade atendida for menor o Sistema dá a opção de criar uma nova OC com as quantidades pendentes, que ficará vinculada à OC original.

 

Ordens de compra pendentes
Quando é vinculada uma nota de fornecedor a uma ordem de compra o sistema faz algumas validações, entre elas se a quantidade que consta na nota emitida pelo fornecedor é a mesma que a quantidade solicitada na ordem de compra. Se for menor o sistema avisa e dá a opção de gerar uma nova ordem de compra com as pendências, que estará ligara à ordem de compra original. Isso pode ser controlado na tela da ordem de compra ou por relatório.
Manual: clique aqui

 

Validação de Impostos

Sua empresa pode optar por validar se os impostos da nota importada através do xml estão de acordo com o que sua empresa tem configurado nas tabelas de impostos do Sistema.

Na tela de lançamentos de notas de fornecedores (Menu: Compras -> Lançamento de notas) clique no botão “pesquisa notas” para buscar e selecionar a nota desejada . Com o movimento aberto , acesse  a guia “Itens da nota” e gere a conferência de impostos, marcando a opção de “Mostrar só inconsistência”. O sistema irá exibir um relatório listando os produtos que estão com as alíquotas de impostos diferentes entre o sistema e o que o fornecedor enviou no XML.

Ocorrendo alguma divergência você pode consultar sua contabilidade e posteriormente contatar seu fornecedor solicitando o cancelamento da nota e a emissão de outra com as devidas correções. Você também poderá assumir outra solução mediante as informações que receber da sua contabilidade.

 

Validação do Contas a pagar

Chegou a hora de validar se o seu fornecedor enviou as parcelas a pagar conforme você combinou com ele.

Na tela de lançamentos de notas de fornecedores (Menu: Compras -> Lançamento de notas) clique no botão “pesquisa notas” para buscar e selecionar a nota desejada. Tanto faz pesquisar as notas pendentes (ainda não lançadas no estoque) ou as já lançadas no estoque, pois voce pode modificar o lançamento no contas a pagar em ambas situações, a não ser que alguma parcela já tenha sido paga. Nesse caso será necessário desfazer o pagamento para poder refazer o lançamento do contas a pagar.

Acesse a guia “Pagar” e verifique se as prestações listadas estão de acordo com o que você combinou.

Se houver alguma divergência, você pode  ajustar os vencimentos utilizando essa guia mesmo,  deixando a questão financeira alinhada com a realidade da sua empresa.

Agora basta manter o movimento na situação pendente para que os próximos passos após a chegada da mercadoria em sua empresa possam ser executados.

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4- Recebimento e Armazenamento

Conferência

Com a mercadoria na porta da sua empresa, chegou a hora de conferir fisicamente se o fornecedor enviou os produtos conforme a nota que ele emitiu, utilizando preferentemente a leitura de código de barras, ou em ultimo caso pesquisando pelo nome ou código interno do produto.

Configuração da conferência: você pode definir parâmetros e forma de funcionamento da conferência em “Sistema > configuração por terminal > conferência”.

Acesse o menu “Compras -> Conferência de compras, localize a nota que você vai conferir e comece a conferência, passando produto a produto. No caso de estar configurado para conferir lotes dos produtos isso deve ser feito através da leitura da etiqueta que tenha a informação de código e lote. IMPORTANTE: se sua empresa emite as etiquetas de código do produto + lote pelo próprio Sistema S4 (Sidicom), então esta etapa de conferência pode ser desnecessária para esses produtos, pois o próprio trabalho de etiquetagem acabará sendo uma conferência.

Ao términos dos produtos, você terá o resultado apresentado pelo sistema, informando se houve alguma divergência ou se tudo está dentro do esperado.

Em caso de divergência você pode não aceitar o recebimento da nota ou contactar o fornecedor para ver a melhor forma de resolver a questão. Neste caso fica a seu critério, pois isso depende muito da política utilizada pela empresa.

Endereçamento

Agora você deve armazenar os produtos em seus respectivos endereços de estoque.

Vá até “compras > lançamento de notas”, clique no botão “pesquisa notas” para buscar e selecionar a nota desejada. Depois vá no canto superior esquerdo da tela e escolha “endereço estoque”, depois clique no botão visualiza, para ver na tela,  ou imprime para que o relatório de armazenamento seja impresso. Com esse relatório o estoquista poderá armazenar no local correto cada produto. Se sua empresa não utiliza endereçamento de estoque, então não selecione “endereço estoque”, que o relatório será feito sem mostrar o endereço.

Endereçamento simples
Modalidade na qual cada produto tem apenas um endereço no estoque. Para configurar acesse o menu “Cadastros > Produtos > Cadastro de Produtos”, clicar na guia “estoque” e preencher os campos de zona, corredor, prateleira e gaveta.

Endereçamento múltiplo
Este modulo permite que um produto possa estar estocado em mais de um endereço no estoque, e cada endereço tem uma configuração de capacidade em volume e peso. Para configurar acesse o menu “Cadastros -> Endereçamento depósito” e realize a configuração.

Finalizada essa etapa, basta lançar o movimento no estoque e liberar a mercadoria para venda.

-VÍDEO AULA: clique aqui

 

Etiquetagem

Chegou a hora de etiquetar os produtos que não possuem código de barras de fábrica, ou produtos que controlam lotes e validades, pois mesmo que tenham uma etiqueta de fábrica precisam ser identificados com uma etiqueta padrão do sistema, que permita uniformizar as informações, já que a maioria dos produtos não tem o lote identificado por código de barras.

Esta etapa é muito importante para agilizar a conferência da mercadoria no momento de suas vendas. Então não deixe de etiquetar os produtos que precisam de um código de barras.

Para etiquetar os produtos acesse o menu “Relatórios -> Produtos -> Etiquetas de preços, clique sobre a guia “Notas de fornecedor”, digite o número da nota que você deseja e clique na opção “Gerar etiquetas”.

Agora basta acessar a guia “Emissão” e escolher o modelo que atende sua necessidade. Vale ressaltar que caso o produto possua lote, aconselhamos  você utilizar os modelos 41 ou 42, pois com isso o sistema identifica o produto e lote com apenas uma leitura do código, isso vai agilizar muito o processo de conferência destes produtos.

-VÍDEO AULA, etiquetagem começa aos 6 min 50 seg: clique aqui

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5- Lançamentos

Lançamento

Você chegou na última etapa do processo de compras, agora basta lançar o movimento no estoque que automaticamente a mercadoria estará disponível para venda no sistema.

Acesse o menu “Compras -> Lançamento de notas”, clique no botão “pesquisa notas” para buscar e selecionar a nota desejada, clique no botão “Lançar” e escolha a opção “lançar nota no movimento e estoque”.

Ajustes na nota depois de lançada
Depois de ter lançado a nota no movimento e estoque algumas informações não poderão mais ser modificadas, tais como as quantidades e valores dos produtos. As informações referentes a contas a pagar e lista de preços podem ser modificadas normalmente, assim como alguns campos que estão disponíveis na tela que está em “compras > altera movimento lançado”.