Compras desnecessárias. Estoque transbordando e dando desperdício. Mercadorias que vendem bem em falta. Bagunça. Obsolescência dos produtos. Problemas com o capital de giro, inexatidão na margem de lucro… Enfim, minha distribuidora estava com muitos problemas. Cenário caótico e desesperador. Eu não tinha a menor ideia sobre o que fazer e estava caminhando para a bancarrota. Eu não sabia que precisava de um software de gestão.
Foi meu vizinho quem me falou sobre o software de gestão.
Eu fui pesquisar a respeito. Logo me dei conta de que, talvez, a adoção de um software de gestão pudesse resolver tudo de forma simples e inteligente. Percebi que eu precisava organizar e conduzir processos, tal qual um software de gestão poderia fazer.
Precisava de ferramentas que me ajudassem a recuperar o controle da empresa, que me ajudasse com a organização. Além disso, precisava monitorar o fluxo de entrada e saída de produtos, fixar um processo de compra e venda, ter dados para acompanhamento da margem de lucro e estabelecer processos e estruturasse o funcionamento da empresa. Tudo que o software de gestão podia fazer por mim.
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Controle das informações
O grande desafio para mim era ter controle do fluxo de produtos do meu estabelecimento. Controlar toda a movimentação se torna impossível quando você utiliza meios manuais de organização que, de tão complexos e pouco funcionais, chegam a ser arcaicos. Eu fazia isso.
Um software para gestão reúne todas as informações num único lugar: controle de vendas, acompanhamento de metas, registro do fluxo de mercadoria do estoque — separado por lotes, data de validade, quantidades, características e demais informações. A partir disso, é possível gerar relatórios gerenciais e ter um panorama do andamento das operações para diagnosticar possíveis falhas.
Centralizamos o controle de todas as áreas
A possibilidade de integração entre áreas da empresa foi o que eu mais gostei quando adotei um software de gestão. A movimentação era controlada de forma autônoma e isso me poupou de vários problemas. Como certa feita quando, antes de ter o ERP, minha esposa efetuou uma venda e, na hora de buscar o produto, verificou que não tínhamos.
- – Perdi uma venda.
- – Perdi um cliente.
Eu tinha este tipo de incômodo com frequência. O ERP S4 terminou com ele e com vários outros, também.
Passamos a aproveitar melhor o tempo e a força de trabalho
Todas as operações de entrada e saída de mercadorias do estoque passaram a ser controladas automaticamente com a adoção de um software de gestão empresarial. Era esforço e tempo poupados. Hoje temos um processo inteligente e eficaz: não precisamos mais passar horas tentando saber o que precisamos repor no estoque, o sistema nos avisa o que é necessário comprar já que ele calcula a demanda (média das vendas) e sabe o que realmente a distribuidora tem ou não.
Facilitou processos financeiros e fiscais
Mas o ERP vai muito além de manter o controle das mercadorias que entram e saem: ele também facilita processos financeiros e fiscais, pois realiza o cálculo dos impostos, emissão de nota fiscal e boletos, acompanha o fluxo de caixa, contas a pagar e a receber e sabe exatamente o “nível” do capital de giro, evitando surpresas desagradáveis referentes a falta de dinheiro para manter as atividades.
Um dia eu olhei tudo funcionando bem. A distribuidora estava automatizada, os funcionários engajados nas novas ferramentas. Contemplei. Voltamos aos tempos de bonança com o ERP!
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